Lunes, 07 Julio 2014 00:00

WebMail en la empresa, correo en la nube

Tradicionalmente las empresas preferían utilizar un Cliente de correo de escritorio (instalado en el equipo) para gestionar su comunicación electrónica. Outlook, Thunderbird o Lotus Notes, proporcionaban lo que las empresas demandaban a
la hora de consultar, enviar y archivar el correo electrónico, proporcionaba una manera cómoda de poder controlar varias cuentas de correo desde una misma interface, permitía consultas sin necesidad de una conexión a Internet permanente y aseguraba el disponer de un espacio de almacenamiento de correos limitado únicamente por el disco duro del equipo donde estaba instalado este cliente, entre otras ventajas. 

Un correo Webmail es mucho más que una página web, es un servicio que pone el diseño web al servicio de la comunicación.

 

Con el paso del tiempo, los requisitos que ha de tener un buen gestor de correos ha cambiado radicalmente, de manera que los clientes de correo de escritorio han quedado en un segundo plano ante los servicios webmail o correo en la nube. 

Existen muchos correos webmail disponibles en el mercado, cada empresa de hosting suele ofrecer como servicio adicional al alojamiento web, un correo web con características diferentes. Luego tenemos los correos webmail de proveedores de servicios de internet o ISP, además de los populares correos de buscadores y grandes portales de Internet como yahoo, microsoft y google. Es este ultimo webmail el que tomaremos de ejemplo para describir las características del correo en la nube para empresas, analizando su aplicación de gmail incluida en su solución para empresas Google Apps.

 
OutllokvsGmail

Siempre conectado:

La ventaja más importante que atesora los servicios de gmail es que están disponibles para cualquier dispositivo, el correo está siempre centralizado en los servidores de Google, de esta manera es posible consultarlo desde cualquier dispositivo que tenga una conexión a internet. Esto que puede parecer un inconveniente, ya que el buzón estaría inaccesible mientras no estemos conectados, no lo es, ya que hace unos años que gmail permite configurar su servicio para trabajar sin conexión, lo que permite consultar y redactar correos sin Internet en el dispositivo. 

Rápido sin esperas:

El correo de Google está diseñado para que el trabajo sea más rápido y efectivo, incorpora la potencia de la búsqueda de Google en los correos, y tiene un potente set de filtros para que organizar nuestras comunicaciones sea más cómodo y efectivo. La organización que por defecto hace Gmail agrupando los mensajes por conversaciones, hace que no perdamos el hilo de un tema que se puede prolongar en el tiempo. 

Comunicación Versátil:

Gracias a su integración con el resto de los productos de Google incluidos en Google Apps, el correo de Gmail es capaz de proporcionarte múltiples canales de comunicación con tus contactos, en el ordenador de la oficina, en el móvil, tableta, portátil e incluso en tu televisor. Desde una única interfaz se puede chatear cómodamente con HangOuts, enviar rápidamente documentación almacenada en nuestro Drive, compartir fotografías guardadas en Google plus, organizar un evento haciendo uso de la potencia de Google calendar.... Todo esto desde múltiples dispositivos y a múltiples dispositivos. 

Correo seguro:

Al margen de toda la parafernalia de ingeniería informática que google vierte sobre sus productos en la nube (encriptado de datos, ofuscación, cifrado, replicación...), Gmail es un sistema de correo más fiable que el de escritorio, ya que nos permite desubicar nuestros mensajes de nuestro ordenadores y así tenerlos a salvo de virus, robos, errores de manipulación, sobrinos, etc. Quizás la parte de la seguridad que más débil se antoja es pensar que únicamente conociendo nuestra cuenta de correo y nuestra contraseña alguien puede tener acceso a nuestros mensajes, pero Gmail hace tiempo que implementó su verificación en dos pasos, lo que permite que únicamente pueda acceder al correo la persona que tenga un móvil autorizado. Además dispondremos en todo momento de un apartado donde nos indicará desde donde y cuando se ha abierto nuestro correo. 

Las copias no son necesarias:

El que halla usado un cliente de correo sabe que uno de los aspectos mas tediosos e incómodos es la hora de hacer un backup de nuestro correo, pudiendo demorar horas y ocupar bastante espacio en nuestro almacenamiento de resguardo. Google replica nuestros datos en varios ordenadores a lo largo del planeta, lo que garantiza una plena  disponibilidad. Aun así si no nos fiamos del trabajo de los ingenieros de Google, siempre podremos activar la opción de trabajo sin conexión, con lo que una copia local de nuestros correos se guardará en nuestro equipo. 

Gmail Ayuda al mantenimiento informático de nuestra empresa.

Todas estas características ayudan a la hora de mantener nuestros equipos informáticos de empresa, ya que alivian la carga de los ordenadores al no ser necesario que un programa para descargar y enviar correos consuma recursos de nuestro ordenador. Dependiendo del tamaño de nuestro archivo de correos, el rendimiento de nuestro PC se ve afectado hasta el punto en que puede ser imposible operar con el correo o usar el equipo con normalidad. No tener que preocuparse por la copia de seguridad del correo es una ventaja para nuestro mantenimiento informático, no solo porque no tenemos que programarlas si no porque no se generan archivos de BackUp ni necesitamos un software para llevarlas a cabo, con el consiguiente ahorro de recursos. Este sistema nos ayuda a disminuir la partida de gastos en reparación de ordenadores y hace que el tiempo de reparación de los equipos sea menor. Es por esto que en Dotcom como expertos en informática para empresas y mantenimientos informáticos, recomendamos no solo usar sistemas de correo Webmail, si no sacar partido de las ventajas que la nube puede ofrecer a las empresas.  

 

 

 

 

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